Odwołanie pracownika z urlopu jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacji wyjątkowej, gdy obecności konkretnego pracownika w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Nie jest to zwykłe narzędzie organizacyjne pracodawcy, lecz daleko idąca ingerencja w prawo pracownika do wypoczynku. Koszty pozostające w bezpośrednim związku z takim odwołaniem pokrywa pracodawca. Poniżej wyjaśniamy, kiedy odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest zgodne z prawem i jak rozliczyć jego skutki.
Czym jest odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego?
Urlop wypoczynkowy jest gwarantowanym przez prawo pracy prawem pracownika do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152 Kodeksu pracy). Co do zasady urlop powinien być wykorzystany w sposób nieprzerwany, a wyjątki od tej reguły należy interpretować ściśle.
Odwołanie pracownika z urlopu jest właśnie takim wyjątkiem: pracodawca przerywa trwający już urlop i poleca pracownikowi wcześniejszy powrót do pracy. Podstawę prawną stanowi art. 167 Kodeksu pracy. Jest to polecenie pracodawcy, ale o szczególnym charakterze – dopuszczalne tylko po spełnieniu ustawowych przesłanek.
Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?
Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Z przepisu tego wynikają przesłanki, które muszą wystąpić łącznie:
- Okoliczności nieprzewidziane – chodzi o zdarzenie, którego pracodawca nie mógł przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika. Jeżeli dana potrzeba była znana wcześniej, co do zasady nie uzasadnia odwołania z urlopu.
- Konieczność obecności konkretnego pracownika – odwołanie z urlopu jest dopuszczalne wtedy, gdy zaistniałej sytuacji nie można rozwiązać bez udziału tej właśnie osoby, z uwagi na jej wiedzę, kompetencje, uprawnienia lub zakres odpowiedzialności.
- Istotne ryzyko zakłócenia procesu pracy – nieobecność pracownika musiałaby realnie utrudniać lub uniemożliwiać prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy w danej sytuacji.
Odwołanie pracownika z urlopu jest traktowane jako dalej idąca ingerencja w uprawnienia pracownika niż przesunięcie terminu urlopu. Dlatego okoliczności uzasadniające taką decyzję powinny być oceniane z zastosowaniem zaostrzonych kryteriów.
Jakie okoliczności uzasadniają odwołanie z urlopu?
W praktyce chodzi o zdarzenia nagłe, nieplanowane i wymagające udziału konkretnego pracownika. Przykładowo mogą to być:
- awaria krytycznego systemu lub urządzenia, której nie da się usunąć bez udziału konkretnego administratora, inżyniera albo innego pracownika posiadającego niezbędną wiedzę lub uprawnienia;
- nagła kontrola organu państwowego albo inne zdarzenie kryzysowe, przy którym konieczny jest udział pracownika odpowiedzialnego za dany obszar, znającego określoną dokumentację lub uprawnionego do reprezentowania pracodawcy;
- zdarzenie zagrażające bezpieczeństwu, ciągłości działania albo prawidłowemu funkcjonowaniu zakładu pracy, którego nie można opanować bez powrotu danego pracownika.
Wspólną cechą takich sytuacji jest to, że problemu nie można obiektywnie rozwiązać w inny sposób niż przez obecność tego konkretnego pracownika. Samo wystąpienie pilnej potrzeby organizacyjnej nie wystarcza, jeżeli zadanie może wykonać inna osoba albo można je zrealizować bez przerywania urlopu pracownika.
Kiedy odwołanie z urlopu może być nieuzasadnione?
Nie każda pilna lub kłopotliwa organizacyjnie sytuacja uprawnia pracodawcę do odwołania pracownika z urlopu. Odwołanie co do zasady nie będzie uzasadnione, jeżeli:
- potrzeba była znana albo możliwa do przewidzenia przed rozpoczęciem urlopu, np. znany termin projektu, zaplanowany audyt albo przewidywany okres zwiększonego natężenia pracy;
- zadanie może wykonać inny pracownik, można je odłożyć albo zrealizować bez przerywania urlopu wypoczynkowego;
- chodzi wyłącznie o typowe braki kadrowe lub spiętrzenie bieżących obowiązków, np. absencję innych członków zespołu, która nie powoduje konieczności obecności właśnie tego pracownika;
- przyczyna odwołania nie pozostaje związana z koniecznością zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy, np. celem odwołania byłoby wyłącznie wręczenie pracownikowi pisma lub przeprowadzenie rozmowy, którą można odbyć po zakończeniu urlopu.
Odwołanie pracownika z urlopu wyłącznie w celu wręczenia mu wypowiedzenia również należy ocenić jako sprzeczne z funkcją art. 167 Kodeksu pracy. Odwołanie z urlopu ma służyć zapewnieniu obecności pracownika wtedy, gdy wymagają tego nieprzewidziane okoliczności dotyczące funkcjonowania zakładu pracy, a nie dokonaniu czynności kadrowej, którą można przeprowadzić w innym trybie lub terminie.
Kto ponosi koszty odwołania pracownika z urlopu?
Koszty odwołania pracownika z urlopu ponosi pracodawca. Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Jest to istotne ograniczenie. Pracodawca nie zwraca każdego wydatku związanego z urlopem ani nie rekompensuje samej utraty możliwości wypoczynku. Obowiązek dotyczy tych kosztów, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu.
Jakie koszty powinien zwrócić pracodawca?
Do kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu można zaliczyć w szczególności:
- niewykorzystaną część opłaconego pobytu – np. bezzwrotną zapłatę za hotel, pensjonat, ośrodek wypoczynkowy albo kwaterę, w części przypadającej na dni niewykorzystane z powodu odwołania;
- koszty wcześniejszego powrotu z urlopu, w tym koszty podróży umożliwiającej pracownikowi stawienie się do pracy;
- opłaty za zmianę rezerwacji, przebukowanie biletów lub inne wydatki wymuszone wcześniejszym zakończeniem wypoczynku;
- dodatkowe koszty dotyczące wcześniejszego powrotu członków rodziny, jeżeli w związku z odwołaniem pracownika także oni musieli przerwać urlop, a wydatki te zostały poniesione przez pracownika i pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem.
Nie podlegają natomiast zwrotowi w tym trybie wydatki niezwiązane bezpośrednio z przerwaniem wypoczynku, np. zakupiony wcześniej sprzęt sportowy, ani utracone korzyści, takie jak zarobek z dodatkowego zajęcia, które pracownik planował wykonywać w czasie urlopu.
Kluczowa wskazówka praktyczna: pracownik powinien wykazać wysokość poniesionych kosztów. W praktyce pomocne będą rachunki, potwierdzenia rezerwacji, bilety, potwierdzenia płatności, korespondencja z organizatorem wyjazdu albo inne dowody potwierdzające wysokość wydatków i ich związek z odwołaniem z urlopu.
Czy pracownik musi wrócić z urlopu?
Zgodne z prawem odwołanie z urlopu jest wiążącym poleceniem pracodawcy. Jeżeli spełnione są przesłanki z art. 167 Kodeksu pracy, pracownik ma obowiązek stawić się do pracy, a bezpodstawna odmowa może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. W zależności od okoliczności może to uzasadniać zastosowanie odpowiedzialności porządkowej, a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Odwołanie musi jednak zostać dokonane skutecznie. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r., II PK 26/16, wskazał, że pracodawca powinien złożyć jednoznaczne oświadczenie woli w taki sposób, aby pracownik mógł zapoznać się z jego treścią. Wymogu tego nie spełnia samo wysłanie wiadomości na prywatną skrzynkę e-mailową pracownika, zwłaszcza jeżeli taki sposób komunikacji nie był wcześniej wykorzystywany w relacjach między stronami stosunku pracy. Nie wystarcza również dorozumiana sugestia, że pracownik „jest potrzebny w pracy”. Odwołanie powinno nastąpić z takim wyprzedzeniem, aby pracownik miał realną możliwość stawienia się w pracy w terminie wyznaczonym przez pracodawcę.
Co z niewykorzystaną częścią urlopu?
Odwołanie pracownika z urlopu nie oznacza utraty niewykorzystanych dni. Część urlopu, której pracownik nie wykorzystał wskutek odwołania, pozostaje do wykorzystania w późniejszym terminie. Nowy termin powinien zostać ustalony zgodnie z zasadami udzielania urlopu wypoczynkowego, co do zasady w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Urlop wypoczynkowy nie przepada tylko dlatego, że pracodawca przerwał wypoczynek.
Odwołanie z urlopu a przesunięcie terminu urlopu – czym się różnią?
To dwie różne instytucje, których nie należy mylić. Najważniejsza różnica polega na tym, czy urlop już się rozpoczął.
Przesunięcie terminu urlopu – przed rozpoczęciem urlopu
Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy, uregulowane w art. 164 § 2 Kodeksu pracy, dotyczy urlopu jeszcze nierozpoczętego. Pracodawca może przesunąć termin urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
W takiej sytuacji urlop nie rozpoczyna się w pierwotnie ustalonym terminie, lecz zostaje przesunięty na termin późniejszy. Nowy termin powinien zostać ustalony z pracownikiem.
Jeżeli pracownik poniósł już koszty zaplanowanego wypoczynku, np. opłacił wycieczkę, nocleg albo bilety, pracodawca powinien zwrócić koszty pozostające w związku z przesunięciem urlopu. Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii wprost, ale w doktrynie przyjmuje się stosowanie art. 167 § 2 Kodeksu pracy przez analogię. Zwrot obejmuje więc rzeczywiście poniesione i wykazane wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby pracodawca nie przesunął terminu urlopu.
Odwołanie z urlopu – po rozpoczęciu urlopu
Odwołanie z urlopu, uregulowane w art. 167 Kodeksu pracy, dotyczy urlopu już trwającego. Pracodawca przerywa rozpoczęty wypoczynek pracownika, jeżeli jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
W takim przypadku pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Chodzi przede wszystkim o wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby urlop nie został przerwany.
Najważniejsza różnica w praktyce
Najprościej ujmując: przed rozpoczęciem urlopu mówimy o przesunięciu jego terminu, a w trakcie urlopu – o odwołaniu pracownika z urlopu. Odwołanie jest dalej idącą ingerencją w uprawnienia pracownika, ponieważ przerywa już rozpoczęty wypoczynek. Dlatego przesłanki jego zastosowania należy oceniać szczególnie rygorystycznie.
Jak pracodawca powinien prawidłowo odwołać pracownika z urlopu?
W praktyce pracodawca powinien zadbać o kilka elementów:
- Zweryfikować przesłanki odwołania. Przede wszystkim należy ustalić, czy wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu oraz czy rzeczywiście konieczna jest obecność właśnie tego pracownika.
- Złożyć pracownikowi jednoznaczne oświadczenie o odwołaniu z urlopu. Komunikat powinien wprost wskazywać, że pracodawca odwołuje pracownika z urlopu i oczekuje jego stawienia się w pracy.
- Wybrać taki sposób komunikacji, który pozwoli pracownikowi realnie zapoznać się z treścią oświadczenia. Nie wystarczy sama sugestia, że pracownik „jest potrzebny w pracy”, ani wysłanie wiadomości kanałem, z którego strony wcześniej nie korzystały w kontaktach służbowych, jeżeli nie ma podstaw do przyjęcia, że pracownik mógł zapoznać się z jej treścią.
- Wyznaczyć termin powrotu z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy, tak aby pracownik miał realną możliwość stawienia się w pracy.
- Rozliczyć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, po wykazaniu ich wysokości przez pracownika.
- Ustalić termin wykorzystania niewykorzystanej części urlopu zgodnie z zasadami udzielania urlopu wypoczynkowego.
Jakie są skutki odwołania pracownika z urlopu z naruszeniem prawa?
Jeżeli pracodawca odwoła pracownika z urlopu mimo braku ustawowych przesłanek, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy odwołanie nie wynika z okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu, nie wymaga obecności konkretnego pracownika albo służy celom niezwiązanym z koniecznością zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy.
W takim przypadku nie stosuje się wyłącznie ograniczonego mechanizmu z art. 167 § 2 Kodeksu pracy, który dotyczy kosztów pozostających w bezpośrednim związku z prawidłowym odwołaniem pracownika z urlopu. Bezprawne odwołanie może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy na zasadach ogólnych, na podstawie odpowiednio stosowanych przepisów Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.
Odpowiedzialność ta może obejmować pełną szkodę, a więc nie tylko rzeczywiście poniesione straty, lecz także utracone korzyści, jeżeli pracownik wykaże przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej. W praktyce pracownik musiałby wykazać bezprawność działania pracodawcy, powstanie szkody, jej wysokość oraz adekwatny związek przyczynowy między odwołaniem z urlopu a poniesioną szkodą.
Przykładowo, jeżeli pracodawca odwoła pracownika z urlopu wyłącznie po to, aby wręczyć mu wypowiedzenie, takie działanie należy ocenić jako sprzeczne z funkcją art. 167 Kodeksu pracy. Odwołanie z urlopu ma służyć zapewnieniu obecności pracownika wtedy, gdy wymagają tego nieprzewidziane okoliczności dotyczące funkcjonowania zakładu pracy, a nie realizacji czynności kadrowych, które mogą zostać dokonane w innym terminie lub trybie.
Pomoc prawna w sprawach z zakresu prawa pracy
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest wyjątkiem, a nie standardowym narzędziem organizacyjnym pracodawcy. Jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy obecności konkretnego pracownika w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu pokrywa pracodawca, po wykazaniu ich wysokości przez pracownika. Prawidłowe zastosowanie art. 167 Kodeksu pracy pozwala ograniczyć ryzyko sporu i odpowiedzialności odszkodowawczej.
Kancelaria Prawna Krysztoforski doradza pracodawcom i pracownikom w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym w sytuacjach związanych z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego. Doradzamy w Poznaniu, Obornikach i Wągrowcu, a także online – klientom z całej Polski. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia radcy prawnego w sprawie z zakresu prawa pracy, zapraszamy do kontaktu.
Polecamy także artykuł: Nowe uprawnienia PIP – kiedy umowa B2B może zostać uznana za stosunek pracy? – w którym omawiamy kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy oraz ryzyko zakwestionowania współpracy B2B.